Digital Asset Management ist die geordnete Verwaltung aller Mediendateien samt ihrer Metadaten und Nutzungsrechte. Das englische Wort Asset bezeichnet einen Vermögenswert; der Zusatz „digital“ trennt die Mediendateien von den Vermögenswerten, um die es im Asset Management der Finanzbranche geht.
- Digital Asset Management
Die geordnete Verwaltung aller Mediendateien samt ihrer Metadaten und Rechte.
Beispiel: „Das Digital Asset Management hält zu jedem Bild fest, wer es aufgenommen hat und bis wann es verwendet werden darf.“Auch: Digitale Medienverwaltung, abgekürzt DAM.
Nicht zu verwechseln mit dem Asset Management der Finanzbranche, das Vermögenswerte verwaltet; der Zusatz „digital“ unterscheidet die beiden.
Abgrenzung zur Mediathek: Die ist der Ablageort im CMS, das Digital Asset Management meint die Ordnung darin und oft ein eigenes System dafür.
Was ein Digital Asset Management über die Datei hinaus verwaltet
Die Angaben, die der Datei nicht anzusehen sind. Woher stammt sie, wer hält die Rechte, bis wann darf sie verwendet werden, in welchem Zusammenhang ist sie freigegeben. Dazu Schlagwörter, nach denen sich suchen lässt, und Verknüpfungen zu Produkten, Kampagnen oder Personen.
Diese Angaben entscheiden darüber, ob ein Bestand nach Jahren noch benutzbar ist. Ein Archiv mit zehntausend Dateien ohne Verschlagwortung ist faktisch leer, weil niemand findet, was darin liegt.
Wann die Mediathek nicht mehr reicht
An drei Punkten. Wenn dieselben Dateien in mehreren Systemen gebraucht werden, etwa in Website, Shop und Katalog. Wenn Nutzungsrechte befristet sind und jemand den Überblick behalten muss. Und wenn die Menge so groß wird, dass Ordner allein nicht mehr tragen.
Dann lohnt ein eigenes System, das die Dateien hält und sie über eine Schnittstelle an alle Kanäle liefert. Das CMS bindet sie ein, statt sie zu besitzen, und ein Austausch wirkt überall zugleich.
Was im Alltag den Unterschied macht
Pflichtfelder beim Hochladen. Was dort nicht abgefragt wird, wird nicht nachgetragen; das gilt für den Alternativtext ebenso wie für den Bildnachweis.
Dazu eine Benennung, die ohne Vorwissen auskommt. Dateinamen wie „final_v3_neu“ sagen nichts, und sie wandern bei einer Einbindung in die Adresse, wo sie auch Suchmaschinen nichts sagen.