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Ja, und zwar an die Person statt ins Impressum. Seit dem 1. Dezember 2023 gehört es nach § 19 Absatz 2 Nummer 6 WEG zur ordnungsmäßigen Verwaltung, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird; jeder Wohnungseigentümer kann das verlangen. Ausgenommen sind kleine Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, in denen ein Eigentümer die Verwaltung führt und weniger als ein Drittel die Bestellung verlangt.

Der Bestandsschutz nach § 48 Absatz 4 WEG ist abgelaufen: Wer am 1. Dezember 2020 bestellt war, galt gegenüber dieser Gemeinschaft nur bis zum 1. Juni 2024 als zertifiziert. Deshalb schaut ein Beirat heute zuerst danach. Wer in deinem Haus die Prüfung abgelegt hat und bei welcher IHK, gehört ins Profil der jeweiligen Verwalterin — zusammen mit der Erlaubnis nach § 34c der Gewerbeordnung. Was im Einzelfall gilt, prüft deine Rechtsberatung.

Sobald du regelmäßig dieselben Unterlagen einzeln verschickst, rechnet es sich. Hinein gehören Hausgeldabrechnung und Wirtschaftsplan, Protokolle und Beschlusssammlung, Teilungserklärung und Hausordnung, Versicherungsunterlagen und laufende Vorgänge — jeweils dem Objekt und der berechtigten Person zugeordnet.

Die Wirkung ist eine Entlastung im Alltag: Wer seine Abrechnung vom Vorjahr selbst findet, ruft nicht an. Wichtig ist nur die Trennung — ein Eigentümer sieht die Gemeinschaftsunterlagen, ein Mieter seinen Mietvertrag und seine Betriebskostenabrechnung, und niemand sieht die Daten der anderen.

Mit einem Meldeweg, der die Rückfragen vorwegnimmt: Objekt auswählen, Ort im Haus, Art des Schadens, seit wann, Foto hochladen, Erreichbarkeit für den Handwerker. Was so hereinkommt, ist bearbeitbar; was telefonisch hereinkommt, erzeugt zwei weitere Anrufe.

Dazu gehört ein ehrlicher Hinweis auf das, was eilig ist: Wasserschaden, Heizungsausfall, Aufzugsnotruf und Störung der Versorgung gehören an die Notdienstnummer, alles andere ins Formular. Steht beides nebeneinander, landet jede Meldung dort, wo sie hingehört.

Zahlen und Zuständigkeiten. Wie viele Einheiten betreust du, welche Objektarten, wie viele Einheiten kommen auf eine Verwalterin, wer ist für ein Objekt zuständig und erreichbar, wie läuft der Wechsel von der bisherigen Verwaltung ab und was brauchst du dafür.

Das sind unbequeme Angaben, und genau deshalb wirken sie. Eine Verwaltung, die die Betreuungsrelation nennt, beantwortet die Frage, die der Beirat sonst beim Telefonat stellt — und hebt sich von drei Seiten ab, auf denen „persönlich und zuverlässig“ steht.

Über Art, Größe und Lage statt über die Anschrift. „Wohnanlage mit 64 Einheiten, Baujahr 1998, Hamburg-Eimsbüttel, Verwaltung seit 2012“ sagt einem Beirat alles, was er über deine Erfahrung wissen will, und niemandem, wo er klingeln muss.

Dasselbe gilt für Bilder: Eine Außenaufnahme ohne Hausnummer und ohne Klingelschild ist unproblematisch. Wo eine Gemeinschaft zugestimmt hat, darf es natürlich konkreter werden — das Objekt ist ein Datensatz, die Nennung ein Feld.

Öffentlich gehört alles, was jemand vor der Entscheidung braucht: Leistungsumfang für WEG- und Mietverwaltung, betreute Einheiten, Zuständigkeiten, Zertifizierung und Erlaubnis, Schadensmeldung, Notdienst, Kontakt und der Ablauf eines Verwalterwechsels.

Hinter den Login gehört, was einer bestimmten Person oder Gemeinschaft zusteht: Abrechnungen, Protokolle, Beschlusssammlung, Verträge. Die häufigste Fehlentscheidung ist, zu viel hinter den Login zu legen — dann findet ein möglicher Neukunde nichts, woran er dich messen kann.

Mit Stellen als eigenen Einträgen statt als PDF, und mit dem, was Immobilienkaufleute tatsächlich interessiert: Wie viele Einheiten betreut eine Person, wie ist die Aufgabenteilung zwischen Buchhaltung, technischer und kaufmännischer Verwaltung, gibt es Unterstützung bei der Weiterbildung zum zertifizierten Verwalter.

In einem Markt, in dem fast jede Verwaltung sucht, entscheidet die Ehrlichkeit dieser Angaben. Wer die Betreuungsrelation nennt, bekommt weniger Bewerbungen und mehr passende — und die bleiben länger.

In den meisten Fällen ja, und es lohnt sich dort, wo Daten sonst doppelt gepflegt werden: Objekt- und Einheitenstammdaten, Zuständigkeiten, Dokumente für das Portal, eingehende Schadensmeldungen. Welche Wege offenstehen, hängt am System und daran, ob es eine Schnittstelle oder einen Exportweg gibt.

Wir klären das vor dem Angebot statt danach, weil es den Zuschnitt verändert. Und wir bauen so, dass die Website auch ohne Anbindung vollständig funktioniert — die Verbindung ist eine Erleichterung, keine Voraussetzung.

Die Umsetzung läuft zum Festpreis, je nach Umfang ab 5.600 € bis 26.400 €. Den Preis bestimmen die Zahl der Standorte, der Umfang der Objektdarstellung und vor allem die Frage, ob ein Portal für Eigentümer und Mieter dazukommt und ob die Verwaltersoftware angebunden wird.

Laufend kommen Hosting und Wartung dazu. Fotografie ist nicht enthalten und lohnt sich hier besonders bei den Menschen: Ein Beirat vergibt einen Auftrag an Personen, nicht an eine Firma. Porträts deines Teams mit Zuständigkeit und Durchwahl wirken stärker als jedes Bild einer Musterwohnanlage.