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Zuerst die drei Zahlen, ohne die nichts geht: Datum mit Uhrzeit, Personenzahl und Ort. Danach das, was den Preis tatsächlich bewegt, und das ist überraschend selten das Essen: Gibt es vor Ort eine Küche, Strom, Wasser, einen Spülplatz? Wie ist die Zufahrt, gibt es einen Aufzug, in welchem Stockwerk wird serviert, wie weit ist der Weg vom Wagen bis zur Ausgabe?

Dazu die Form — Buffet, Menü am Platz, Fingerfood, Flying — und die Posten, die oft vergessen werden: Getränke mit oder ohne, Personal und Stunden, Geschirr und Gläser, Mobiliar, Stehtische, Zelt, An- und Abfahrt, Auf- und Abbau. Eine Anfrage, die das mitbringt, lässt sich rechnen; eine mit „Buffet für 50 Personen“ kostet zwei Telefonate.

Am Gericht, als Feld. Nach § 4 der Lebensmittelinformations-Durchführungsverordnung muss die Information über allergene Zutaten bei unverpackter Ware deutlich sichtbar, gut lesbar und dem jeweiligen Lebensmittel eindeutig zugeordnet sein — unter anderem über Schilder, Speisekarten, einen Aushang oder sonstige schriftliche oder elektronische Informationsmittel, die leicht zugänglich sind, und zwar vor dem Kauf und vor der Abgabe.

Eine mündliche Auskunft ist zulässig, aber an Bedingungen geknüpft: Sie muss auf Nachfrage unverzüglich durch hinreichend unterrichtetes Personal erfolgen, es muss eine schriftliche oder elektronische Aufzeichnung der verwendeten Zutaten und Verarbeitungshilfsstoffe vorliegen, und diese muss der zuständigen Behörde unmittelbar und leicht zugänglich und auf Nachfrage auch den Verbrauchern zugänglich sein. Außerdem ist am Lebensmittel oder per Aushang deutlich darauf hinzuweisen. Was in deinem Fall genügt, klärt deine Lebensmittelüberwachung.

Ja, als Orientierung je Person und Form. Was ein Fingerfood-Empfang, ein Buffet und ein Menü bei dir ungefähr kosten, lässt sich angeben, auch wenn jedes Angebot individuell gerechnet wird — und es beantwortet die Frage, mit der die meisten auf der Seite landen.

Dazu gehören die Posten, die später dazukommen und sonst für Ärger sorgen: Personal je Stunde, Geschirr und Gläser, Mobiliar, An- und Abfahrt nach Entfernung, Zuschläge für Wochenenden und Feiertage, Mindestbestellwert und Mindestpersonenzahl. Wer das vorher nennt, verhandelt später nicht darüber.

Aus denselben Daten wie die Website. Jedes Gericht liegt als Datensatz mit Preis, Portionsgröße und Allergenen vor; daraus wird ein Menü zusammengestellt, aus dem Menü mit Personenzahl, Personal und Zusatzposten ein Angebot. Was sich dabei ändert, ändert sich an einer Stelle.

Praktisch bewährt sich ein Angebot als Seite mit eigenem Link statt als PDF im Anhang: Der Kunde kann es seinem Vorstand oder seiner Hochzeitsgesellschaft weiterschicken, du siehst, dass es geöffnet wurde, und eine Änderung ersetzt die alte Fassung, statt als Version 4 neben ihr zu liegen.

Als Bausteine, nicht als fertige Pakete. Ein Buffet besteht aus Vorspeisen, Hauptkomponenten, Beilagen, Salaten und Desserts; ein Menü aus Gängen. Wer das in Bausteinen zeigt und sichtbar macht, was sich kombinieren lässt, trifft die Art, wie bei einer Veranstaltung tatsächlich entschieden wird.

Dazu gehören die Angaben, die heute zuerst gesucht werden: vegetarisch, vegan, glutenfrei, laktosefrei, halal, regional, Saison. Das sind Felder am Gericht — und wenn sie da sind, lässt sich ein Buffet auch danach filtern, was bei gemischten Gesellschaften die häufigste Anforderung ist.

Mit einem eigenen Weg, denn sie bestellen anders und öfter. Ein Unternehmen braucht Rechnung statt Karte, eine Kostenstelle oder Bestellnummer auf dem Beleg, oft einen Rahmenvertrag mit hinterlegten Preisen — und es bestellt dieselbe Konferenzverpflegung alle zwei Wochen neu.

Deshalb lohnt ein Bereich mit den eigenen Konditionen, den bisherigen Bestellungen und einem Knopf zum Wiederholen. Für wiederkehrende Bestellungen ist das die meistgenutzte Funktion überhaupt — und sie fehlt auf fast jeder Catering-Seite.

Offen damit umgehen. An ausgebuchten Samstagen im Dezember kostet dich jede Anfrage Zeit und den Anfragenden Geduld. Ein Kalender, der zeigt, welche Termine noch frei sind — zumindest grob —, erspart beides.

Und wenn du absagen musst: mit einer kurzen Begründung und, wenn möglich, einem Hinweis auf einen Kollegen. Das wirkt in einer Branche, in der man sich kennt, besser als eine Absage ohne Satz — und es kommt zurück.

Sie sind das Produkt. Bei Catering kann niemand vorher probieren; entschieden wird nach dem Bild. Und zwar nach Bildern von deinen Gerichten auf deinem Geschirr an echten Veranstaltungsorten, nicht nach Agenturmotiven, die man erkennt und die nichts über dich aussagen.

Was dabei oft fehlt und viel bringt: Aufbau und Ausgabe im Bild. Wie sieht ein Buffet bei dir tatsächlich aus, wie ist das Personal gekleidet, wie wird am Platz serviert. Das beantwortet die Frage, die hinter jeder Anfrage steht — ob es am Tag der Veranstaltung gut aussieht.

Die Umsetzung läuft zum Festpreis, je nach Umfang ab 5.600 € bis 26.400 €. Den Preis bestimmen vor allem die Anfrage — ein gutes Formular oder ein Zusammenstellen von Menüs mit Zwischensumme —, die Zahl der Gerichte und ob Firmenkunden einen eigenen Bereich mit Konditionen und Wiederbestellung bekommen.

Laufend kommen Hosting und Wartung dazu. Fotografie ist nicht enthalten und ist hier die wichtigste Einzelposition überhaupt: Dein Produkt lässt sich nicht beschreiben, nur zeigen. Ein Fototag bei zwei echten Veranstaltungen trägt mehrere Jahre und ist jeden Euro wert.