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Als Leistungspakete mit genauer Abgrenzung, nicht als Aufzählung von Tätigkeiten. Zu jedem Paket gehören: was enthalten ist, in welchem Takt es erbracht wird, was nicht enthalten ist und gesondert berechnet wird, welche Reaktionszeit zugesagt ist und wie die Abrechnung läuft.

Der Grund ist banal: Wer zwei Anbieter anschaut, sucht die Unterschiede. Stehen sie da, kann er sie abwägen. Stehen sie nicht da, bleibt ihm nur der Preis — und der sagt über die Leistung wenig aus.

Eine Größenordnung hilft, auch wenn der eigentliche Preis erst im Gespräch zustande kommt. Wer gar keine Zahl findet, verschiebt die Anfrage — oder stellt sich etwas vor, das weit danebenliegt.

Ein Stundensatz, eine Monatspauschale oder ein Preis je Einheit reicht dafür, zusammen mit dem Hinweis, wovon es abhängt: Umfang, Häufigkeit, Erreichbarkeit, Anfahrt. Wie weit du dabei gehst, ist deine Entscheidung — manche nennen Spannen, manche nur den Einstiegspreis, manche nennen bewusst gar nichts und sagen stattdessen, wie schnell ein Angebot vorliegt.

Mehr, als die meisten erwarten — und zwar als eigene Seite für Interessenten, über die Datenschutzerklärung hinaus. Wer personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, ist Auftragsverarbeiter nach Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung. Das betrifft den Telefonservice mit Anrufernotizen, den Schreibservice mit Diktaten, die buchhalterische Vorarbeit mit Belegen, die Aktenvernichtung und jede Reinigung, bei der Unterlagen zugänglich sind.

Entscheidend ist Absatz 1: Dein Kunde darf nur Auftragsverarbeiter einsetzen, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Er ist also verpflichtet, dich zu prüfen, bevor er dich beauftragt. Was du dafür bereitlegen kannst: einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit den Pflichtinhalten nach Absatz 3, eine Beschreibung deiner Maßnahmen nach Artikel 32, eine Liste deiner Unterauftragnehmer und die Angabe, wie Beschäftigte zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Wie dein Vertrag im Einzelnen auszusehen hat, prüft deine Rechtsberatung oder dein Datenschutzbeauftragter.

Am ehesten mit der Antwort auf die Frage nach dem Ausfall: Was passiert, wenn die Person, die sonst kommt, krank ist oder Urlaub hat. Wer übernimmt dann, wie läuft die Übergabe, ist die Dokumentation so geführt, dass jemand anderes einsteigen kann.

Dazu passt, was sonst erst im Gespräch zur Sprache kommt: wie lange deine Kundenverhältnisse im Schnitt laufen und wie viele Leute im Team sind. Beides sind Angaben, die niemand erfindet — und die deshalb wirken.

Als eigenen Ablauf mit Schritten und Dauer. Wer schon einmal einen Dienstleister gewechselt hat, erinnert sich vor allem an den Anfang: Einarbeitung, Zugänge, Abstimmung, das Gefühl, alles zweimal zu erklären.

Was auf die Seite gehört: Was du beim ersten Termin brauchst, wie lange die Einarbeitung dauert, wer in dieser Zeit ansprechbar ist, ab wann es ohne Rückfragen läuft, und was gilt, wenn es doch nicht passt — Kündigungsfrist und Probezeitraum. Das sind Angaben, die ohnehin im ersten Gespräch kommen; vorab notiert sparen sie Zeit.

Getrennt, weil es zwei verschiedene Angebote sind. Was vor Ort erbracht wird — Reinigung, Empfang, Raumservice, Veranstaltungsbetreuung — braucht ein Einsatzgebiet in Kilometern oder Orten und Angaben zu Anfahrt und Zeiten. Was aus der Ferne läuft — Telefonservice, Schreibarbeiten, Lektorat, Übersetzung, buchhalterische Vorarbeit — braucht Erreichbarkeitszeiten und Reaktionszeiten.

Wer beides anbietet, sollte es auch beides zeigen. Es kommt häufiger vor, dass eine Seite nach einem reinen Vor-Ort-Dienstleister aussieht, obwohl Schreibarbeiten oder Lektorat ortsunabhängig laufen.

Über die Aufgabe statt über den Namen. „Steuerkanzlei mit elf Beschäftigten, Telefonservice für die Erreichbarkeit zwischen 8 und 18 Uhr, seit 2019“ sagt einem Interessenten alles, was er wissen will — Branche, Größe, Leistung, Dauer — und nennt niemanden.

Die Dauer ist dabei die wichtigste Angabe. Wer seit sechs Jahren für denselben Kunden arbeitet, hat damit mehr gesagt als mit jedem Logo. Wo eine Freigabe vorliegt, darf es natürlich konkreter werden: Das Referenzprojekt ist ein Datensatz, der Name ein Feld, das gefüllt sein kann oder nicht.

Das hängt daran, was zwischen dir und deinem Kunden hin und her geht. Wo regelmäßig Dateien, Belege, Protokolle, Anrufnotizen oder Leistungsnachweise ausgetauscht werden, lohnt ein geschützter Bereich — vor allem, weil er den Mailweg ersetzt, der für personenbezogene Daten ohnehin die schwächste Lösung ist.

Hinein gehören die Nachweise, die dein Kunde für seine eigenen Pflichten braucht: Leistungsnachweise und Stundenzettel, Reinigungsprotokolle, Vernichtungsnachweise, Anruflisten, der Auftragsverarbeitungsvertrag in der geltenden Fassung. Wo der Austausch gering ist, reicht ein sauberes Formular und ein klarer Weg — ein Portal, das niemand nutzt, macht nur Arbeit.

Die Umsetzung läuft zum Festpreis, je nach Umfang ab 5.600 € bis 26.400 €. Den Preis bestimmen die Zahl der Leistungspakete, die Tiefe der Preisdarstellung, ob der Datenschutzteil für Interessenten ausgebaut wird und ob ein Kundenportal dazukommt.

Laufend kommen Hosting und Wartung dazu. Fotografie ist nicht enthalten und lohnt sich bei dir an einer ungewohnten Stelle: bei den Menschen. Dein Kunde vergibt eine Aufgabe, die bisher jemand im eigenen Haus gemacht hat — er will wissen, wer sie künftig macht. Porträts deines Teams mit Zuständigkeit wirken hier stärker als jedes Bild eines aufgeräumten Schreibtischs.