Ein KI-Inventar ist eine Liste aller KI-Systeme, die in einem Unternehmen im Einsatz sind, samt Zweck, Anbieter, verarbeiteten Daten und zuständiger Person. Es ist der erste Schritt jeder KI-Ordnung, weil ohne diese Liste keine Regel überprüfbar ist.
- KI-Inventar
Eine Liste aller KI-Systeme, die in einem Unternehmen im Einsatz sind, samt Zweck und Verantwortung.
Beispiel: „Das KI-Inventar brachte vierzehn Werkzeuge zutage, von denen die Geschäftsführung vier kannte.“Was je Eintrag hineingehört: Name, Anbieter, Zweck, welche Daten hineingehen, ob personenbezogene darunter sind, Rechtsgrundlage, Vertragslage und wer zuständig ist.
Was dabei zuerst auffällt, ist die Schatten-KI: Werkzeuge, die einzelne Mitarbeiter eingeführt haben, ohne dass es jemand wusste.
Warum es Pflichtcharakter hat
Weil mehrere Regelwerke daran anknüpfen. Die europäische KI-Verordnung stellt Anforderungen, die vom Einsatzzweck abhängen, und die Datenschutzvorschriften verlangen ein Verzeichnis der Verarbeitungen. Ohne Inventar lässt sich weder sagen, welche Pflichten gelten, noch nachweisen, dass sie erfüllt sind.
Wie man es aufnimmt
Mit einer Umfrage und einem Blick in die Abrechnung. Die Umfrage fragt nach benutzten Werkzeugen, ohne Schuldzuweisung, sonst antwortet niemand ehrlich; die Abrechnung zeigt Abonnements, die in der Umfrage fehlen. Beides zusammen deckt nach unserer Erfahrung den größten Teil ab, und der Rest kommt über die Zeit nach.
Was es praktisch bringt
Drei Dinge jenseits der Pflicht. Erstens Geld: mehrfach bezahlte Werkzeuge mit derselben Funktion. Zweitens Sicherheit: Werkzeuge mit Zugriff auf Kundendaten ohne Vertrag. Drittens Wissen: Wer etwas schon erfolgreich einsetzt, kann es anderen zeigen, und genau diese Information fehlt in Betrieben regelmäßig.
Wie es aktuell bleibt
Über einen festen Anlass. Eine Liste, die einmal erstellt wird, ist nach einem halben Jahr falsch. Brauchbar ist eine Regel, die neue Werkzeuge an eine Eintragung bindet, und eine kurze Durchsicht zweimal im Jahr. Das kostet wenige Stunden und ist der Unterschied zwischen einem Dokument und einem Werkzeug.
In welcher Form es geführt wird
In einer Tabelle, nicht in einem Fließtext. Eine Zeile je System, feste Spalten, und ein Datum der letzten Durchsicht: Das lässt sich filtern, an einen Prüfer geben und fortschreiben. Ein Dokument in Prosa beantwortet keine der Fragen, für die man das Inventar braucht.