Dokumentenanalyse bezeichnet das maschinelle Auslesen von Inhalten und Struktur aus Dokumenten durch KI-Modelle: Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Formulare, Bauzeichnungen. Herausgeholt werden nicht nur Texte, sondern auch Felder, Tabellen und Zusammenhänge.
- Dokumentenanalyse (KI)
Das maschinelle Auslesen von Inhalten und Struktur aus Dokumenten durch KI-Modelle.
Beispiel: „Die Dokumentenanalyse holte aus 4.000 Rechnungen Betrag, Datum, Steuersatz und Lieferant heraus.“Der Unterschied zur klassischen Texterkennung: Die liefert Buchstaben. Ein Modell liefert zusätzlich, welcher Wert welches Feld ist, auch wenn das Dokument anders aussieht als gewohnt.
Was dabei schwierig bleibt: Tabellen über mehrere Seiten, handschriftliche Einträge, Formulare mit Ankreuzfeldern und gescannte Seiten in schlechter Qualität.
Wofür sie im Mittelstand taugt
Für die Übernahme in ein System. Eingangsrechnungen vorerfassen, Stammdaten aus Formularen übernehmen, Angaben aus Verträgen in eine Übersicht bringen: Das sind Arbeiten, die heute von Hand laufen und bei denen die Übernahme teurer ist als die Prüfung. Genau dieses Verhältnis dreht die Dokumentenanalyse.
Was man prüfen muss
Jede Zahl, die weiterverarbeitet wird. Ein Modell liest einen Betrag mit Sicherheit falsch, wenn das Dokument ungewohnt aufgebaut ist, und es sagt nicht, dass es unsicher war. Brauchbare Abläufe zeigen deshalb den gelesenen Wert neben dem Bild der Stelle, und ein Mensch bestätigt mit einem Klick.
Was den Unterschied zur Erprobung macht
Die schlechten Vorlagen. In einer Vorführung laufen saubere Dokumente durch, im Betrieb kommen abfotografierte, schief eingescannte und zweimal kopierte an. Eine Abnahme gehört deshalb mit dreißig echten Dokumenten aus dem schlechtesten Bestand gemacht, nicht mit Beispielen des Anbieters.
Was bei den Daten zu klären ist
Wohin die Dokumente gehen. Rechnungen, Verträge und Personalunterlagen enthalten personenbezogene Daten und Geschäftsgeheimnisse; eine Verarbeitung bei einem Anbieter braucht einen Vertrag, siehe Auftragsverarbeitung bei KI-Tools. Für besonders heikle Bestände ist ein selbst betriebenes Modell die ruhigere Lösung.
Wo die Grenze zur Vollautomatik liegt
Beim Betrag und bei der Zuordnung. Ein gelesenes Datum oder eine Lieferantennummer lässt sich gegen den Bestand prüfen und bei Übereinstimmung durchlassen; ein Betrag ohne Gegenprüfung geht nie ohne Blick durch. In der Praxis ergibt das eine Mischung: zwei Drittel laufen automatisch, der Rest landet in einer Liste.