Ein Task Flow ist die Darstellung des Wegs, auf dem jemand eine einzelne Aufgabe erledigt, Schritt für Schritt von der Absicht bis zum Ergebnis. Er hat einen Startpunkt, eine feste Reihenfolge und kein Wenn-dann. Damit beantwortet er eine engere Frage als der User Flow: Wie viele Schritte kostet diese Aufgabe, und ist jeder davon nötig? Aufgaben, die sich so aufschreiben lassen, sind auch die Aufgaben, die sich später im Usability-Test messen lassen.
- Task Flow
Darstellung des Wegs, auf dem eine einzelne Aufgabe erledigt wird, in fester Reihenfolge und ohne Verzweigungen.
Beispiel: „Der Task Flow für die Terminbuchung hat sieben Schritte, vier davon sind Formularfelder.“Auch: Aufgabenablauf. Die Erhebung, aus der er hervorgeht, heißt Aufgabenanalyse, englisch task analysis.
Abgrenzung zum User Flow: Sobald eine Entscheidung abgebildet wird und sich der Weg gabelt, ist es ein User Flow. Der Task Flow bleibt einspurig, auch wenn es in der Anwendung Umwege gibt.
Ein Task Flow zählt Schritte
Der Nutzen steckt in der Zählung. Jeder Schritt im Diagramm ist eine Handlung, die jemand ausführen muss, meist ein Klick oder eine Eingabe. Wenn die Buchung eines Termins sieben Schritte braucht, steht die Frage im Raum, welche davon wegfallen können. Oft sind es zwei bis drei: eine Abfrage, die sich aus dem Vorherigen ergibt, eine Auswahl mit nur einer sinnvollen Antwort, eine Zwischenseite, die nur bestätigt, was gerade passiert ist.
Der Task Flow ist damit die Vorarbeit für die Kennzahlen. Time on Task und Task Success Rate beziehen sich immer auf eine Aufgabe, und diese Aufgabe muss vorher beschrieben sein.
Warum die Verwechslung mit dem User Flow teuer wird
Wer einen Task Flow zeichnet und ihn User Flow nennt, plant nur den Weg, auf dem alles gut geht. Im Entwurf fehlen dann die leeren Zustände und die Fälle, in denen jemand ohne Anmeldung ankommt. Auffallen wird das in der Entwicklung, wenn die Frage kommt, was das Interface eigentlich anzeigen soll, sobald die Suche nichts findet.
Wir empfehlen deshalb, beide Zeichnungen nacheinander zu machen: erst den Hauptpfad als Task Flow, dann die Abzweigungen als User Flow darum.
Wie ein Task Flow entsteht
Die Schritte kommen aus der Beobachtung: aus dem Nutzerinterview oder aus der Aufzeichnung eines Tests, und zwar so, wie sie tatsächlich vorkommen. Beim eigenen Produkt ist der Ist-Zustand der bessere Ausgangspunkt, weil er die Umwege enthält, die im Soll-Konzept niemand erwähnt.
Die Darstellung selbst bleibt schlicht. Ein Kästchen pro Schritt, eine Beschriftung im Wortlaut der Nutzer, ein Pfeil weiter. Wo sich ein Schritt nicht in fünf Wörtern benennen lässt, sind meist zwei Schritte darin versteckt. Formuliert wird die Aufgabe vorher, meist als User Story aus Sicht des Nutzers.