Ein Redaktions-Workflow ist der festgelegte Weg eines Inhalts von der Idee bis zur Veröffentlichung, mit benannten Stufen und zuständigen Personen je Stufe. Im CMS bildet er sich als Status ab, den ein Inhalt trägt.
- Redaktions-Workflow (Freigabeprozess)
Der festgelegte Weg eines Inhalts von der Idee bis zur Veröffentlichung.
Beispiel: „Der Redaktions-Workflow sieht eine fachliche und eine sprachliche Freigabe vor.“Auch: Editorial Workflow, Freigabe-Workflow.
Setzt ein Rollenkonzept voraus: Ohne getrennte Rechte ist jede Stufe nur eine Verabredung.
Wie viele Stufen ein Redaktions-Workflow braucht
So wenige, wie es Personen gibt, die wirklich etwas prüfen. Ein Team von zwei Leuten braucht keinen dreistufigen Freigabeweg; dort genügt der Wechsel von Entwurf zu veröffentlicht.
Mit der Zahl der Stufen wächst vor allem die Liegezeit. Jede zusätzliche Freigabe ist ein Punkt, an dem ein Inhalt wartet, und der häufigste Grund für veraltete Websites ist ein Weg, der zu lang geworden ist.
Woran Freigaben in der Praxis scheitern
Daran, dass niemand merkt, dass etwas wartet. Ein Inhalt im Status „zur Freigabe“ ist für die Redaktion erledigt und für die freigebende Person unsichtbar, solange sie nicht von sich aus nachsieht.
Abhilfe schafft eine Benachrichtigung oder eine sichtbare Liste beim Einstieg ins System. Wo beides fehlt, übernimmt eine Mail den Job, und der Workflow im System ist nur Dekoration.
Was beim Zurückweisen passieren muss
Der Grund muss mitlaufen. Ein Inhalt, der ohne Kommentar in den Entwurf zurückfällt, erzeugt eine Rückfrage und damit genau die Verzögerung, die der Weg vermeiden sollte.
Gute Systeme führen deshalb eine Notiz am Inhalt mit, die beim Zurückweisen gefüllt wird und in der Historie bleibt. Dann ist auch Monate später nachvollziehbar, warum eine Fassung nicht erschienen ist.