Ein Intranet ist ein internes Netz eines Unternehmens, das dieselbe Technik nutzt wie das offene Internet, aber nur den eigenen Mitarbeitern offensteht. Im Sprachgebrauch meint der Begriff meist die interne Website darin: die Plattform für Nachrichten, Dokumente und Werkzeuge des Arbeitsalltags.
- Intranet
Ein auf eine Organisation begrenztes Netz auf Basis der Internet-Technik, zugänglich nur für deren Mitglieder.
Beispiel: „Das Formular liegt im Intranet unter Personal.“Umgangssprachlich auch: die interne Website selbst, über die Nachrichten, Dokumente und Anwendungen bereitstehen.
Beispiel: „Wir bauen das Intranet neu, mit Suche über alle Abteilungen.“Abgrenzung: Ein Extranet öffnet Teile davon zusätzlich für ausgewählte Externe wie Lieferanten oder Kunden.
Wozu ein Intranet dient
Der klassische Zweck ist die interne Kommunikation: Ankündigungen, Termine, Ansprechpartner, das Mitarbeiterverzeichnis. Dazu kommt die Ablage für alles, was regelmäßig gebraucht wird, von Urlaubsanträgen über Vorlagen bis zu Arbeitsanweisungen.
In größeren Organisationen wächst daraus eine Plattform, die Anwendungen einbindet: Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung, Ticketsystem, Wissensdatenbank. Das Intranet wird dann zum Einstiegspunkt in den Arbeitstag und trägt entsprechend hohe Anforderungen an Verfügbarkeit und Suche.
Wer es betreibt und wer es füllt
Technisch laufen Intranets entweder auf einer Standardplattform wie SharePoint oder auf demselben CMS wie die öffentliche Website. Der zweite Weg hat einen praktischen Vorteil: Die Redaktion arbeitet in einer Oberfläche, die sie schon kennt, und Inhalte lassen sich zwischen innen und außen bewegen, ohne sie neu anzulegen.
Die schwierigere Frage ist die Zuständigkeit. Ein Intranet, für das sich niemand verantwortlich fühlt, ist nach einem Jahr veraltet. Bewährt hat sich eine benannte Redaktion je Abteilung mit klaren Rechten auf den eigenen Bereich, statt eines gemeinsamen Postfachs, an das alle Änderungswünsche geschickt werden.
Warum viele Intranets nicht genutzt werden
Am häufigsten scheitert es an der Pflege. Ein Intranet, dessen Nachrichten ein halbes Jahr alt sind und dessen Dokumente in veralteten Fassungen liegen, verliert seine Nutzer innerhalb weniger Wochen. Danach kehrt niemand zurück, auch wenn die Inhalte später wieder stimmen.
Der zweite Punkt ist die Suche. Wer ein Formular sucht, will es finden und nicht durch eine Ordnerstruktur klicken, die eine Abteilung vor Jahren angelegt hat. Eine Suche, die auch Dokumentinhalte durchsucht, entscheidet in der Praxis stärker über die Nutzung als jede Gestaltung.